Предварительное замечание: В ходе выполнения работы может понадобиться изменение сметы, добавление дополнительной информации и параметров. Руководство по “WinSmeta”, которое вы видите здесь, включает в себя детальное описание всех действий, которые необходимо выполнять при расчете, печати и составлении отчета. Составление сметы начинается с настройки интерфейса программы и создания файлов, пунктов и разделов.

. В процессе работы может потребоваться редактирование сметы, внесение дополнительных данных и параметров. Как это все сделать — подробно написано в руководстве к “WinSmeta”

Как сформировать файл сметы

В WinSmeta каждая смета содержит список разделов, а каждый раздел включает перечень расценок. В процессе формирования новой сметы в первую очередь следует построить структуру ее разделов, а затем заполнить каждый раздел расценками.

Первое, что необходимо сделать перед составлением любой новой документации, — сформировать файл сметы.

При создании нового файла сметы выполните команду «Файл ► Новая смета» — откроется следующее окно.

В поле «Имя файла» по умолчанию содержится шаблон названия файла сметы, которого, как уже было сказано ранее, нужно придерживаться в обязательном порядке. Вместо символа «*» следует ввести имя файла, при этом его расширение должно остаться прежним. Перед именем файла должна остаться и буква d.

Путь для сохранения файла сметы вводится в поле Папки. По умолчанию здесь отображается путь к папке «Sme», расположенной в каталоге WinSmeta. Без серьезных оснований этот путь лучше не изменять.

Внизу окна в поле «Описание» можно ввести краткую характеристику создаваемого файла. Это впоследствии позволит быстро определить, какая информация отражена в той или иной смете. Завершается формирование нового файла нажатием кнопки «ОК». В результате отобразится окно «Условия договора».

Чтобы открыть составленную ранее смету (например, чтобы просмотреть ее или внести изменения), нужно выполнить команду «Файл ► Открыть смету» — при этом отобразится окно выбора файла сметы. В нем щелчком кнопкой мыши укажите файл нужной сметы и нажмите «ОК».

Переход в режим ввода и редактирования условий договора происходит автоматически сразу после создания файла новой сметы — на экране отобразится следующее окно. Его также можно вызвать выполнением команды «Файл ► Условия договора», но возможно только если в данный момент открыта какая-то смета.

Большинство параметров, находящихся в верхней части окна, заполняются автоматически в соответствии с произведенной ранее настройкой. Такими параметрами являются «Стройка», «Объект», «Работы», «Адрес», «Основание», «№ объекта», «№ сметы». При необходимости любой из них можно изменить.

Поля, предназначенные для ввода сведений о подрядчике по текущему договору, также заполняются автоматически в соответствии с настройкой. К ним относятся следующие параметры: «Имя» и «Название», которые расположены в области настроек «Подрядчик», «Город», «Сметчик» и «Контролер». Их также можно изменить.

Все упомянутые параметры впоследствии будут применены при создании печатной формы документа (сметы, акта выполненных работ и др.).

В области «Лимитированные затраты» содержится большой список флажков, предназначенных для включения в состав сметы тех или иных лимитированных затрат. Перечень флажков в области настроек Лимитированные затраты полностью соответствует содержимому окна списка лимитированных затрат.

Выбор нужных лимитированных затрат осуществляется путем установки соответствующих флажков (по умолчанию установлены все).

Внизу окна условий договора расположено несколько кнопок.

Кнопка «Текст» полезна, если на первой странице сметы нужно отобразить дополнительные сведения, имеющие отношение к производимым работам и т. п. Если нажать эту кнопку, откроется следующее окно.

Дополнительная текстовая информация будет помещена в печатной форме документа под названием стройки.

Введенный текст можно сохранить в отдельном файле формата TXT. Для этого нажмите кнопку «Записать» на панели инструментов данного окна (крайняя кнопка справа; ее название отображается в виде всплывающей подсказки при наведении на нее указателя мыши) и в открывшемся окне введите путь для сохранения файла и его имя.

Впоследствии можно вставить в окно сохраненный в отдельном файле текст с помощью кнопки «Открыть», которая находится слева от кнопки «Записать». После вставки текста из файла внизу окна в поле «Файл» отобразится путь к этому файлу, благодаря чему можно оперативно найти источник.

Чтобы сохранить введенный текст, достаточно нажать кнопку «ОК», а чтобы закрыть окно без сохранения изменений – «Отмена».

Кнопка «Блокнот» предназначена для перехода в режим ввода произвольной дополнительной информации по смете, причем эти сведения не будут отображаться в печатной форме документа. Это позволяет создавать любые записи, которые не нужно выводить при печати.

Внизу окна «Условия договора» в поле «Дата» вводится дата текущей сметы: ее создания сметы, согласования с представителями заказчика и т. д. По умолчанию в качестве даты сметы предлагается текущая.

Ввод условий договора завершается нажатием кнопки «ОК». Кнопка «Отмена» предназначена для выхода без сохранения изменений. После нажатия кнопки «ОК» автоматически открывается окно работы со сметой.

Добавление разделов сметы

При создании новой сметы вначале рекомендуется сформировать структуру ее разделов, а затем — заполнить разделы позициями.

Для добавления разделов сметы следует с помощью кнопки мыши выделить раздел, за которым должен следовать добавляемый, после чего выполнить команду контекстного меню «Вставить» раздел либо главного меню «Раздел ► Вставить раздел». Откроется окно добавления раздела.

В области настроек «Лимитированные затраты» для раздела установкой соответствующих флажков выбираются лимитированные затраты для данного раздела из сформированного ранее списка. Если для данного раздела список лимитированных затрат не определен, то в окне добавления область «Лимитированные затраты» для раздела будет пустой. По завершении ввода раздела нажмите кнопку «ОК».

В настройки любого раздела можно внести изменения. Для перехода в соответствующее окно выполните команду контекстного меню «Изменить» раздел либо главного меню «Раздел ► Изменить» разделы сметы.

Чтобы удалить из сметы раздел, используется команда контекстного меню «Уничтожить раздел» либо клавиша «Delete» (можно также выполнить команду главного меню «Раздел ► Уничтожить раздел»). При выполнении любого из перечисленных действий программа запросит подтверждение удаления.

Единственный раздел сметы, который невозможно удалить, — первый, даже если он не содержит ни одной записи.

В смету можно включить любое количество разделов.

Возможности WinSmeta предусматривают быстрый поиск нужного раздела в списке. Это особенно удобно при работе со сметами, содержащими большое их количество. Достаточно выполнить команду «Раздел ► Найти раздел» главного меню либо «Найти раздел» контекстного меню (или нажать «F7»).

Чтобы перейти к нужному, выделите его кнопкой мыши и нажмите «Перейти» справа вверху окна (чтобы увидеть название кнопки, нужно навести на нее указатель мыши). После этого указатель автоматически попадет на выбранный раздел.

Добавление позиций сметы

Добавлять позиции сметы в разделы можно вручную либо в автоматическом режиме — путем выбора их из соответствующего справочника. Рассмотрим оба варианта.

Для добавления позиции вручную нужно щелчком кнопкой мыши выделить раздел и в главном меню выполнить команду «Позиция ► Вставить» позицию либо нажать клавишу «Insert». Отобразится окно добавления новой позиции.

В левой части окна вводится название позиции, в правой указываются следующие параметры:

• в поле Код — код позиции;
• в поле Ед. — единицу измерения;
• в поле К-во — количество новой позиции.

Работа со сметами

Код и единицу измерения позиции рекомендуется вводить в соответствии с действующим справочником. Это актуально по отношению ко всем операциям, которые подразумевает работа со сметами в этой программе.

По завершении ввода данных для новой позиции нужно нажать кнопку «ОК». Можно не сохранять введенные сведения — для этого предназначена кнопка «Отмена».

Данные любой позиции любого раздела впоследствии можно изменить. Чтобы перейти в соответствующее окно, выделите позицию щелчком кнопкой мыши и выполните команду «Изменить позицию» контекстного меню либо команду «Позиция ► Изменить позицию» главного меню. Отобразится окно редактирования.

Чтобы удалить позицию из раздела, нужно выделить ее щелчком кнопкой мыши и в контекстном меню выполнить команду «Уничтожить позицию» либо нажать клавишу «Delete» (можно также воспользоваться командой главного меню «Позиция ► Уничтожить позицию»). При этом WinSmeta потребует подтвердить удаление с целью избежать ошибки.

Добавить позицию автоматически путем переноса ее из справочника (именно этот вариант является оптимальным в большинстве случаев) можно следующим образом.

Сначала нужно включить режим одновременного отображения сметы и справочника с помощью команды главного меню «Справочник ► Со справочником» (эта команда выполняется также нажатием комбинации клавиш «Ctrl+K»).

Слева отображается открытая ранее смета, а справа — содержимое справочника, который можно выбрать из раскрывающегося списка над перечнем справочников.

Переносить позиции из справочника в смету проще всего перетаскиванием с помощью кнопки мыши. Можно также выполнить команду главного меню «Перенос ► Перенос» (перед этим в справочнике щелчком кнопкой мыши нужно указать переносимую позицию, а в смете — раздел, куда ее следует поместить). При выполнении этой команды отобразится следующее окно.

Необходимо ввести количество добавляемой позиции, если нужно — поправку к ее цене, затем нажать «ОК». По умолчанию любую позицию предлагается добавлять в количестве одной единицы.

В WinSmeta реализована возможность переноса позиций из справочника в смету с одновременным их редактированием. Для этого нужно щелчком кнопкой мыши выделить в справочнике переносимую позицию, а в смете — раздел, куда ее следует поместить, и затем в главном меню выполнить команду «Перенос ► Перенос с изменениями».

В нем слева можно изменить наименование переносимой в смету позиции, а справа — ее основные характеристики: код, единицу измерения, количество и поправку к стоимости. Для переноса следует нажать «ОК». В смету будет добавлена позиция с учетом произведенных правок, а в справочнике она сохранится в прежнем виде.

Любая позиция сметы может включать несколько ресурсов. Например, если какие-то работы, являющиеся позицией сметы, предусматривают использование определенных машин и механизмов, то в качестве ресурсов позиции будет выступать стоимость их эксплуатации, а также каждого необходимого для выполнения работы материала и стоимость трудовых затрат. Имеющиеся в справочнике позиции уже содержат соответствующие перечни ресурсов, но для позиций, которые добавил пользователь, такой список придется создать. Кстати, вы всегда можете отредактировать перечень ресурсов для любой позиции справочника независимо от того, была она добавлена вручную или имелась в справочнике изначально.

Для перехода к просмотру и редактированию ресурсов позиции нужно выделить ее щелчком кнопкой мыши и в главном меню выполнить команду «Позиция ► Калькуляция цены» (данная команда активизируется также нажатием «Ctrl+C»).

Смета и калькуляция затрат

Важный параметр при разработке сметы — калькуляция затрат на реализацию подготовленного проекта. В смете калькуляция производится с использованием специальных формул. Если указатель мыши находится на названии какого-то раздела, то команда «Позиция ► Калькуляция» цены будет заблокирована.

Для того, чтобы смета и калькуляция затрат были отредактированы, в области настроек «Цена» вводятся сведения об оплате за работу, стоимости эксплуатации машин и материалов, необходимых для выполнения одной единицы работы. Все указанные поля можно заполнить вручную.

В области «С учетом ресурсов» контролируются итоги калькуляции цены позиции с учетом стоимости ресурсов, которые изначально не были отражены в расценке. Данный показатель рассчитывается автоматически и выводится в поле «Итого».

Не стоит забывать, что в данной версии WinSmeta используется нормативная база 1984 г. Если работать ней, можно использовать поле «Поправка», расположенное в области настроек «Цена». В данной базе цены всех ресурсов, содержащихся в справочнике по умолчанию, изначально отражены в расценке, поэтому в списке ресурсов эти цены являются нулевыми.

В обратном случае любые параметры окна «Калькуляция цены» можно заполнять актуальной информацией.

Для редактирования ресурса нужна выделить его щелчком кнопкой мыши и нажать «Изменить» на панели инструментов.

Здесь можно изменить наименование ресурса и его стоимость. Значения вводятся, соответственно, в поля «Имя» и «Цена». Поля «Код» и «Ед». носят справочный характер и не редактируются. Изменения сохраняются нажатием «ОК». Чтобы закрыть окно без сохранения изменений, используется кнопка «Отмена».

Чтобы добавить новый ресурс, на панели инструментов есть кнопка «Добавить» (к концу списка) или «Вставить» (под выделенной строкой) — в зависимости от того, куда нужно вставить ресурс. При нажатии этой кнопки отображается окно ввода, которое отличается от диалога редактирования ресурса тем, что все параметры в нем будут доступны для изменения.

Внизу окна находится переключатель для выбора типа ресурса: положение 3 соответствует типу Затраты, М — Материалы, Ш — Машины.

По окончании ввода необходимых характеристик ресурса следует нажать кнопку «ОК»

В окне «Калькуляция цены» есть переключатель, расположенный над списком ресурсов. Он позволяет просматривать цены за единицу каждого ресурса и полную его стоимость в рамках текущей позиции. Данные пересчитываются автоматически при каждом изменении положения переключателя.

В поле «Комментарий» можно ввести любые дополнительные сведения.

Для удаления ресурса нужно выделить его щелчком кнопкой мыши, нажать кнопку «Удалить» на панели инструментов и подтвердить операцию.

Изменения в окне «Калькуляция цены» вступают в силу после нажатия кнопки «ОК».

Печать сметы и отчет по смете

Отчетные данные — это то, ради чего, собственно, составляется смета. Чтобы сформировать отчет по смете и вывести его на печать, выполните команду «Отчеты по сметам».

Вначале необходимо указать тип отчета. Возможности WinSmeta предусматривают построение следующих отчетов: «Смета», «Акт выполнения работ», «Ресурсная ведомость», «Ведомость списания», «Объектная смета» и «Акт приемки».

Перечень остальных параметров зависит от выбранного типа.

Если выбрана «Смета», то область «Описание отчета» будет пустой. В области «Опции отчета» флажками нужно отметить фрагменты, которые должны войти в печатный документ:

• Первая страница — если указан этот параметр, то печатная форма сметы будет начинаться с титульного листа;
• Согласовано Утверждено — в печатной форме сметы будут места, предназначенные для даты согласования и утверждения сметы и соответствующих подписей;
• Печать сметы с формулами — если включен этот режим, распечатаются формулы расчета лимитированных затрат;
• В том числе з/п — установите этот флажок, если хотите, чтобы в смете отдельной строкой отображались сведения о зарплате;
• Печать сметы поправки — если указан этот параметр, смета будет содержать данные о применяемых поправках; данный параметр доступен, только когда находящийся правее переключатель «Способ расчета» установлен в положение «В текущих ценах» (с учетом поправок);
• Копейки — если нужно, чтобы суммы в смете отображались с точностью до копеек, установите этот флажок.

Переключатель «Уровень подробности», находящийся под областью «Опции отчета», предназначен для определения количества граф, включаемых в печатную форму документа. Выберите одно из следующих значений: «11-ти графка», «10-ти графка», «9-ти графка» или «7-ми графка» (печать вдоль).

С помощью переключателя «Способ расчета» можно указать, как будут вычисляться расчетные данные в смете. Если выбрано значение «В текущих ценах» (с учетом поправок), то расчет будет производиться на основании предварительно заданных поправочных коэффициентов в соответствии со значением поля «Поправка». Если выбран вариант «В базовых ценах», расчет будет в базовых ценах.

Параметр «Печать сметы ресурсов» указывает, должна ли печатная форма сметы содержать список ресурсов. Если выбрано положение «Без ресурсов», то он не будет включен в печатную форму документа. При положении переключателя «Материалы» будут учтены только ресурсы типа «Материалы», для которых в окне редактирования переключатель имеет значение «М». Если указано «Все ресурсы», печатная форма документа будет содержать полный перечень ресурсов.

Под параметром «Печать ресурсов» расположен переключатель, позволяющий указать, в каких суммах будет представлен отчет. Его доступные положения — «В тысячах» и «В рублях». Отметим, что данный параметр доступен, только когда параметр «Способ расчета» имеет значение «В текущих ценах» (с учетом поправок).

Внизу окна в поле «Имя файла» показан путь к файлу печатной формы документа. Этот файл должен иметь расширение «.wri», а имя файла создается автоматически на основании названия файла сметы. Этот файл по умолчанию предлагается поместить в папку Sme, расположенную в каталоге WinSmeta. Изменить значение поля «Имя файла» вы можете вручную или с помощью кнопки «Файл». При ее нажатии отображается стандартный интерфейс Windows, в котором вводится имя файла и путь к нему.

Если переключатель «Тип отчета» вверху окна установлен в положение «Акт выполнения работ», то дополнительно к упомянутым параметрам в области Описание отчета отображается еще несколько полей. В них определяется интервал времени, данные которого должны быть включены в отчет. Чтобы сформировать акт выполненных работ по форме № 2, установите переключатель «Уровень подробности» в положение «Форма 2».

Если переключатель «Тип отчета» установлен в положение «Ресурсная ведомость», то в данном окне вы сможете отредактировать только одно поле — «Имя файла».

Если переключатель «Тип отчета» установлен в положение «Ведомость списания», в окне будет присутствовать только поле «Имя файла» и поля ввода интервала времени (область Описание отчета). При формировании ведомости списания слева внизу окна появится параметр «Уровень подробности», позволяющий указать вид создаваемого отчета.

Если переключатель «Тип отчета» установить в положение «Объектная смета», то в окне будут доступны все параметры области «Опции отчета», переключатель «Способ расчета» (с возможностью выбора одного из следующих положений — «В текущих ценах» (с учетом поправок) или «В базовых ценах») и поле «Имя файла». Если переключатель «Способ расчета» установлен в положение «В текущих ценах» (с учетом поправок), то чуть ниже его откроется переключатель, позволяющий указать, в каких суммах сформируется отчет. Возможен выбор одного из двух вариантов — «В тысячах» или «В рублях».

Если переключатель «Тип отчета» установлен в положение «Акт приемки», то в области «Описание отчета» будут присутствовать поля для ввода интервала времени, переключатель «Способ расчета», который в данном случае может принимать только одно значение — «В текущих ценах» (с учетом поправок), поле «Имя файла» и параметр, позволяющий указать, в каких суммах будет сформирован отчет.

Вне зависимости от положения переключателя «Тип отчета» справа имеется шесть кнопок: «Создать», «Дополнить», «Write», «Редактор», «Параметры» и «Отмена». Кнопки «Дополнить», «Write» и «Редактор» разблокируются только после нажатия кнопки «Создать». Рассмотрим их.

Кнопка «Создать» предназначена для инициирования процесса формирования отчета. В результате в папке с файлами отчетов Sme будет создан файл данного отчета с расширением «.wbd.»

Кнопка «Дополнить» используется, только когда созданный ранее файл отчета нужно дополнить отчетной формой, например, к сформированной смете необходимо добавить акт выполнения работ и т. п. (можно добавить несколько документов). Для этого переключатель «Тип отчета» следует установить в нужное положение и нажать кнопку «Дополнить». Данную операцию можно выполнять столько раз, сколько отчетов нужно добавить к первоначальному.

С помощью кнопки Write создается файл отчета формата WRI, причем в то же время в окне текстового редактора Write выводится печатная форма отчета. Чтобы открыть текстовый редактор, нажмите кнопку «Редактор».

Кнопка «Параметры» предназначена для просмотра и редактирования параметров печати документа. С ее помощью вызывается окно «Параметры печати».

Если вы решили не формировать отчет и просто выйти из данного окна, нажмите кнопку «Отмена».